2002 年 3 月

工 商 月 刊

精 選 專 輯

辦 公 室 數 碼 化

企 業 利 用 多 功 能 設 備 ， 減 省 營 運 成 本 、 提 高 生 產 力

還 記 得 資 訊 科 技 專 家 預 言 ， 當 辦 公 室 普 遍 採 用 個 人 電 腦 時 ， 紙 張 的 用 量 將 隨 之 而 減 少 嗎 ？ 及 至 互 聯 網 誕 生 ， 類 似 的 預 測 亦 不 絕 如 縷 。 但 是 ， 事 實 卻 非 如 此 ， 紙 張 的 用 量 反 而 有 增 無 減 。 惠 普 一 項 研 究 結 果 顯 示 ， 現 今 的 文 檔 印 刷 量 ， 竟 較 電 郵 普 及 前 增 加 了 40% 。

專 家 續 斷 言 上 述 問 題 可 藉 採 用 日 趨 先 進 和 具 備 眾 多 功 能 的 器 材 解 決 。 毋 庸 置 疑 ， 當 今 數 碼 化 辦 公 室 對 整 合 複 印 和 打 印 技 術 的 需 求 ， 正 促 使 供 應 商 研 製 揉 合 打 印 、 影 印 和 傳 真 等 功 能 的 儀 器 。

數 碼 革 命 為 影 印 機 增 加 了 嶄 新 功 能 ， 把 本 屬 三 至 四 個 不 同 器 材 的 效 能 集 於 一 身 ， 成 為 影 印 、 打 印 、 傳 真 和 掃 描 四 合 一 工 具 ， 無 疑 能 大 幅 節 省 經 營 成 本 。 此 外 ， 保 養 費 用 和 文 儀 用 品 的 減 省 ， 加 上 質 素 良 好 等 優 點 ， 亦 使 多 功 能 儀 器 備 受 企 業 追 捧 。

Gartner 國 際 數 碼 文 件 及 影 像 系 統 部 首 席 分 析 師 格 蘭 特 表 示 ： 「 數 碼 設 備 供 應 商 須 提 供 一 系 列 備 有 不 同 速 率 的 多 用 途 產 品 。 增 值 效 能 須 包 括 打 印 、 傳 真 及 掃 描 與 電 郵 發 送 。 企 業 於 2002 年 的 財 政 預 算 面 臨 困 難 ， 若 供 應 商 把 這 些 功 能 結 合 ， 必 能 獲 利 。 」

目 前 ， 辦 公 室 設 備 製 造 商 大 都 生 產 多 用 途 數 碼 影 印 機 ， 可 見 影 印 、 打 印 、 傳 真 和 掃 描 的 融 合 ， 對 公 司 和 企 業 用 戶 日 益 重 要 ， 而 在 這 些 功 能 選 項 之 中 ， 打 印 功 能 最 常 使 用 ， 使 用 率 為 45% ， 傳 真 佔 15 至 20% ， 掃 描 約 8% 。

掃 描 是 影 印 機 的 一 大 新 增 功 能 ， 創 新 設 計 包 括 自 動 文 件 傳 送 器 ， 可 把 用 紙 張 印 製 的 文 檔 掃 描 和 轉 換 為 數 碼 模 式 。 層 出 不 窮 的 掃 描 功 能 、 軟 件 工 具 及 文 檔 處 理 軟 件 紛 紛 出 籠 ， 蔚 然 成 風 。 Gartner 分 析 員 預 期 ， 隨 著 供 應 商 把 掃 描 併 入 多 功 能 之 列 ， 有 關 業 務 將 持 續 增 長 。

Gartner 國 際 數 碼 文 件 及 影 像 系 統 部 資 深 分 析 師 狄 克 遜 稱 ： 「 在 多 用 途 器 材 的 各 種 功 能 中 ， 掃 描 的 使 用 率 雖 最 低 ， 但 論 發 展 潛 力 ， 卻 較 其 他 優 勝 。 把 掃 描 與 電 郵 發 送 軟 件 、 文 檔 數 碼 化 及 文 件 處 理 應 用 等 整 合 日 漸 普 及 ， 使 掃 描 功 能 大 受 傳 統 企 業 歡 迎 。

理 光 文 件 頁 務 智 囊 知 識 管 理 方 案 經 理 吳 福 強 指 出 ， 在 文 件 處 理 方 案 市 場 ， 理 光 為 領 導 之 一 。

理 光 的 CopyCabinet 數 碼 影 印 機 設 有 多 個 虛 擬 文 件 匣 ， 用 以 儲 存 及 自 動 編 排 文 檔 ， 方 便 快 速 檢 索 應 用 。 用 戶 因 而 能 直 接 把 中 英 文 檔 掃 描 、 分 類 和 編 成 索 引 。

此 系 統 還 能 及 把 文 件 經 電 郵 或 傳 真 發 送 ， 及 以 數 碼 方 式 為 外 來 傳 真 編 索 ， 大 大 減 少 用 紙 量 ， 並 避 免 大 量 傳 真 文 件 湧 入 。

企 業 不 單 希 望 利 用 數 碼 媒 體 增 加 生 產 力 和 減 省 成 本 ， 還 愈 益 要 求 它 們 配 備 資 訊 儲 存 限 制 和 災 難 復 原 等 能 力 。

柯 達 亞 太 區 商 業 系 統 總 經 理 朱 怡 菁 說 ： 「 企 業 管 理 層 應 預 先 制 定 對 策 ， 俾 能 處 理 突 如 而 至 的 災 難 ， 迅 速 恢 復 正 常 業 務 運 作 ， 而 無 須 增 加 成 本 或 繳 付 額 外 費 用 。 」
災 難 應 變 方 面 ， 文 件 的 妥 善 儲 存 尤 為 重 要 ， 企 業 失 去 關 鍵 文 檔 的 風 險 往 往 較 未 能 回 復 正 常 作 業 為 高 ， 有 可 能 因 此 導 致 直 接 或 間 接 的 財 政 開 支 。 譬 如 說 ， 銀 行 和 保 險 代 理 商 若 失 去 客 戶 的 案 件 紀 錄 ， 會 面 臨 訴 訟 ， 遭 客 戶 要 求 賠 償 。

妥 善 儲 存 文 檔 的 因 由 不 僅 在 於 風 險 應 變 ， 預 防 大 筆 善 後 支 出 ， 也 為 了 改 善 客 戶 服 務 。 再 者 ， 快 捷 的 資 料 分 享 、 多 方 數 據 存 取 、 高 效 訊 息 應 用 和 節 省 儲 存 容 量 等 種 種 好 處 ， 均 能 提 升 辦 公 室 的 生 產 力 。

相 對 以 傳 統 倉 庫 儲 存 文 件 ， 採 用 影 像 技 術 儲 存 文 件 所 需 的 成 本 可 省 高 達 九 成 ， 故 此 對 成 本 特 別 敏 感 的 企 業 ， 後 者 較 為 可 取 。 單 單 一 卷 微 型 菲 林 ， 即 可 儲 藏 相 當 於 3,000 頁 的 文 檔 ， 而 以 微 型 菲 林 或 其 他 電 子 工 具 儲 存 文 件 ， 均 一 如 紙 張 般 享 有 法 律 效 力 。

理 光 公 司 吳 福 強 估 計 ， 旗 下 CopyCabinet 影 印 機 憑 藉 快 速 準 確 的 文 件 檢 索 性 能 ， 企 業 只 須 五 個 月 便 可 取 得 投 資 回 報 。

透 過 CopyCabinet 的 辦 公 室 應 用 方 案 ， 公 司 可 以 具 經 濟 效 益 和 高 效 率 的 方 式 ， 自 設 檔 件 儲 存 程 序 。 隨 著 企 業 日 漸 需 要 推 行 知 識 管 理 和 分 享 系 統 ， 這 些 工 序 將 成 為 現 代 化 辦 公 室 不 可 或 缺 的 一 環 。

有 些 公 司 擬 自 行 儲 存 文 件 紀 錄 ， 有 些 則 欲 把 這 部 份 工 作 外 判 ， 特 別 是 一 些 擁 有 大 量 文 件 檔 案 的 公 司 ， 情 況 尤 甚 。

專 業 文 檔 影 像 服 務 供 應 商 如 柯 達 i Centre 的 好 處 ， 恰 如 朱 女 士 說 ： 「 由 於 公 司 可 減 省 硬 件 安 裝 成 本 、 保 養 費 和 開 發 相 應 軟 、 硬 件 的 人 力 資 源 ， 顧 客 實 只 須 負 擔 文 件 處 理 所 需 費 用 ， 而 非 科 技 的 開 發 成 本 。 」

Gartner 香 港 硬 件 分 析 師 阿 蒂 恩 薩 補 充 說 ： 「 除 可 節 省 購 置 設 備 、 文 儀 物 品 和 保 養 的 成 本 外 ， 多 用 途 儀 器 亦 通 常 設 計 精 巧 ， 故 十 分 適 合 香 港 、 東 京 和 新 加 坡 寸 金 尺 土 的 環 境 需 求 。 」

「 供 應 商 須 為 多 功 能 產 品 釐 定 明 確 的 市 場 推 廣 策 略 ， 避 免 浪 費 現 存 的 獨 立 式 影 印 機 、 傳 真 機 、 打 印 機 和 掃 描 器 。 一 些 亞 太 國 家 對 多 功 能 設 備 的 認 識 尚 淺 ， 供 應 商 或 許 應 投 放 多 點 資 源 ， 加 強 顧 客 的 產 品 知 識 。 」

可 傳 送 250 多 張 標 準 紙 的 大 型 傳 真 機 ， 正 前 所 未 有 地 受 到 以 打 印 機 或 影 印 機 為 主 體 的 多 用 途 設 備 和 掃 描 與 電 郵 發 送 器 材 的 威 脅 ， 觸 發 傳 真 機 的 功 能 革 新 。 著 名 的 型 號 已 經 改 良 ， 具 備 更 佳 的 連 網 、 互 聯 網 傳 真 性 能 ， 和 媲 美 獨 立 式 打 印 機 的 打 印 效 能 。 B